Zasadniczo każdy menedżer ma (lub powinien mieć) świadomość wyjątkowego znaczenia doceniania w miejscu pracy. Tylko że teoria to jedno, a drugie to wdrażanie tej wiedzy w życie. W zderzeniu z listą pilnych zadań i codziennych obowiązków wyróżnianie pracowników często schodzi na dalszy plan. Brak czasu staje się wygodną wymówką. Zwłaszcza kiedy przełożony łapie się na myśleniu, że i tak będzie ku temu wkrótce okazja np. podczas półrocznej oceny pracowniczej. Wtedy jeszcze łatwiej o odłożenie podziękowania w czasie. A jeśli dodatkowo powiela mity – błędne przekonania na temat motywowania i doceniania pracowników, to może ze zdziwieniem stwierdzić, że w biegu o wysoką stawkę, jaką jest realne zaangażowanie pracownika, zamiast być w czołówce, plasuje się na końcu stawki.
Na szczęście, nadal posługując się metaforą sportową, trening czyni mistrza. Każdy menedżer ma szansę na wyrobienie sobie dobrego nawyku okazywania uznania, do tego w efektywny sposób.
W jednym z wcześniejszych wpisów wspominaliśmy o prostym rozwiązaniu, które może podnieść wiedzę menedżerów na temat istniejących w firmie praktyk/programów doceniania i zachęcić przełożonych do konsekwentnego ich stosowania. Mowa o „Zestawie Narzędzi do Doceniania Pracowników”.
Samodzielnie albo w grupie przy asyście pracownika HR, spróbuj opracować arkusz narzędzi doceniania, skrojony na użytek Twojego zespołu.
Wykorzystaj to zadanie, aby1:
- Spisać istniejące firmowe programy i praktyki;
- Stworzyć listę nieformalnych sposobów dziękowania ludziom;
- Określić potencjalne powody do dziękowania pracownikom, w tym za ich starania i intencje;
- Ustalić, komu mógłbyś /mogłabyś podziękować
Stworzenie indywidualnych zestawów narzędzi doceniania należy zacząć od określenia odbiorców podziękowań – KOMU powinieneś podziękować? Grono odbiorców może być szerokie: członkowie zespołu; przełożony; menedżer czy pracownik innego zespołu. Następnie warto się zastanowić, ZA CO dziękować, mając na względzie okazywanie uznania zarówno dla dużych, jak i mniejszych osiągnięć, a także za starania oraz intencje. Ostatni etap to dodanie do listy adresatów i powodów formalnych podziękowań (np. program powiązany z wartościami firmowymi, jubileusze, spot awards itd.) i nieformalnych sposobów wyróżniania (np. kudosy, świętowanie urodzin pracownika, wspólne świętowanie etapu projektu przy pizzy, itd.).
W efekcie powstanie pomocny katalog najlepszych sposobów doceniania w firmie, uzupełniony o wytyczne dot. wyrażania uznania i/lub świętowania.
Z ciekawym rozwiązaniem2 wspierającym menedżerów w okazywaniu uznania wyszła sieć hoteli Hilton, laureat 1 miejsca amerykańskiej listy Fortune 100 Best Companies to Work For® 2020, oferując: Całoroczny Kalendarz Nagradzania, który zawiera 365 bez- i nisko kosztowych, łatwych do wdrożenia pomysłów na podziękowanie pracownikom. Kalendarz wypełniony jest wskazówkami nt. doceniania na różnych poziomach organizacji, przykładami dobrych praktyk, ważnymi datami itd. Każdy menedżer może ściągnąć ogólnofirmowy kalendarz i uzupełnić go o ważne wydarzenia z życia członka jego zespołu.
Takie wsparcie jest cenne, ale zdobycie trofeum w dziedzinie doceniania zależy przede wszystkim od podejścia samego przełożonego. Czas na wprowadzenia w życie kilku dobrych zasad:
1. Nie ignoruj - zauważaj osiągnięcia i starania
Ciekawym wnioskiem zakończył się jeden z eksperymentów przedstawionych przez Dana Ariely w książce "Payoff: The Hidden Logic That Shapes Our Motivations". Po krótce, trzy grupy wykonywały określone zadania, za które dostawały wynagrodzenie (sukcesywnie zmniejszane). Dodatkowo osoba nadzorująca eksperyment reagowała na wykonaną pracę w określony sposób. W przypadku grupy pierwszej poświęcała wykonywanemu zadaniu chwilę uwagi wraz z krótkim komunikatem doceniającym pracę. Efekty pracy drugiej grupy były ignorowane, kartki z zadaniem były odkładane na bok. Dokumenty powstałe w ramach prac trzeciej grupy były niszczone. Eksperyment pokazał, że ignorowanie pracy demotywowało prawie tak samo jak niszczenie jej efektów! Menedżer powinien być świadomy wysiłków, jakie jego zespół podejmuje, by wykonać powierzone mu zadanie. W tym niezastąpiona jest uważna obserwacja i notowanie wysiłków godnych wyróżnienia. Łatwiej wtedy o pozytywną informację zwrotną.
2. Obierz drogę „od dobrego do świetnego doceniania” za swój cel
Czas na małą refleksję. Przywołaj w pamięci moment, kiedy podziękowano Ci w pracy w sposób zapadający w pamięć. Co sprawiło, że uznałeś/ uznałaś to podziękowanie za wyjątkowe? Co takiego zrobiła lub powiedziała osoba wyrażająca podziękowanie, że miało ono szczególne znaczenie? Być może zareagowała ona w odpowiednim czasie? Może zaskoczyła Cię forma pochwały? Może treść podziękowań zrobiła największe wrażenie? Zapisz swoje wnioski i spróbuj je wdrożyć, kiedy będziesz udzielać pochwały innym osobom w pracy.
Twój awans na stanowisko kierownicze był możliwy m.in. dzięki konsekwentnemu inwestowaniu w siebie, rozwijaniu umiejętności. Postępuj podobnie w kwestii okazywania uznania – pracuj nad sobą poprzez stawianie sobie mini wyzwań. Przykładowo, szybko i hojnie reagujesz na zakończenie projektu. Świetnie, nie zapominaj też o poświęceniu uwagi i dobrym słowie w przypadku codziennej pracy, intencji i starań. Regularnie doceniasz członków swojego zespołu – rozważ możliwość podziękowania osobom spoza tego grona np. kolegom z innych działów, którzy pomogli Wam w realizacji zadania. Co więcej, zachęcaj współpracowników do wzajemnego dziękowania sobie (praktyka peer-to-peer).
Szczere, częste i zaskakujące sposoby wyróżniania dobrej pracy oraz dodatkowych starań wzmacniają kulturę doceniania, a Twoje zachowania mogą znacząco pomóc w budowaniu świetnego klimatu w miejscu pracy.
Chcesz popracować nad wyrobieniem dobrego nawyku częstszego doceniania? Wykonaj poniższe zadania:
- Wpisz element doceniania w agendę zespołowego spotkania. Wykorzystaj stałe (np. cotygodniowe) spotkania, kiedy zespół dzieli się informacją nt. postępu prac czy napotkanych wyzwań do praktykowania dziękowania. W trakcie dyskusji staraj się wyłapywać „powody do docenienia”, a następnie otwarcie doceń wkład ludzi. Postaraj się, by czas na omówienie postępu prac i jednoczesne docenianie stały się zwyczajowym elementem spotkań.
- Skorzystaj z praktyki “10 minut do piątku”, aby pozbyć się wymówki braku czasu. Zaplanuj w swoim kalendarzu krótkie 10 minutowe indywidualne spotkania z najbliższymi współpracownikami, których intencją będzie podzielenie się pozytywną informacją zwrotną nas temat pracy i zachowań danej osoby na przełomie określonego czasu (pamiętaj, że wyrabiasz nawyk częstszego doceniania, a zatem im krótszy okres pomiędzy spotkaniami tym lepiej). Podkreślmy jeszcze raz to, o czym wspomniano w 10 sposobach okazywania uznania: dialog z pracownikiem o tym, co mu się udało, już samo dopytanie o szczegóły sprawia, że pracownik czuje się zauważony, że szef widzi jego trud i efekty jego pracy. Dodatkową zaletą tej praktyki jest to, że wymusza refleksję nad wkładem KAŻDEJ osoby z zespołu, co może mieć pozytywny wpływ na percepcję pracowników dotyczącą ewentualnego faworyzowania.
A kiedy będziesz przygotowywać się do ww. spotkań, skorzystaj ze wskazówki nr 3.
3. Osiągnij doskonałość w wyrażaniu uznania odpowiednio je formułując
Niewątpliwie nawet krótkie „dziękuję” pozytywnie wpłynie na samopoczucie pracownika. Ale prawdziwą różnicę robi zindywidualizowana pochwała, odnosząca się do konkretnego zachowania czy wyników3.
Wartościowe „dziękuję” zawiera następujące informacje4:
- Co osoba(y) zrobiła(y) np. poświęciła(y) dodatkowy czas na pracę nad naszym pilnym projektem;
- Czemu to jest ważne (wpływ na coś /efekt) np. klient otrzymał wstępny projekt do oceny przed czasem;
- Co to oznacza dla mnie i dla zespołu np. zostanie to na pewno pozytywnie odnotowane przez samego klienta czy kierownictwo firmy;
- Wyjątkowy osobisty wkład osoby w to dokonanie np. świetnie poradziła sobie z wyłapywaniem błędów i ta korekta podniosła jakość usługi.
Takie podziękowanie stanowi dużą wartość dla docenianej osoby, przez spersonalizowanie treści niesie większy ładunek emocjonalny i jest konkretne. Na pewno na dłużej zapada w pamięć i na dłużej motywuje.
Docenianie tworzy środowisko, w którym ludzie czują się cenieni i chcą dawać z siebie to, co najlepsze. I choć nie jest to łatwe zadanie dla menedżera, inwestowanie czasu i wysiłku w to, aby wyróżnianie stało się dobrym obyczajem, zaowocuje zmotywowanym i bardziej lojalnym zespołem.
Zawsze możesz sprawdzić jak Twoja firma wypada w docenianiu w porównaniu do Najlepszych Miejsc Pracy w Polsce. Umożliwia to Ankieta Trust Index™. Skontaktuj się z nami, abyśmy mogli wesprzeć Cię w budowaniu świetnej kultury miejsca pracy.
---
1,4Na podstawie materiałów szkoleniowych Great Place to Work®, „Journey. GIFTWORK. Doskonalenie umiejętności zachęcania innych do dawania z siebie tego, co najlepsze”
2https://www.greatplacetowork.com/resources/blog/creating-a-culture-of-recognition
3B.Lee, „Po pierwsze: zaufanie”, Dublin 2018
