Mimo że część firm powróciła już do swoich biur, jeszcze nie wszyscy pracownicy przygotowali strategie, które stopniowo pozwolą nam ponownie zasiąść przy swoich służbowych biurkach. Natomiast zanim biura otworzą się na nowo dla pracowników, firmy muszą zadbać o minimalizację ryzyka i zapewnić swoim zespołom maksymalne poczucie bezpieczeństwa.
„Motywacja pracodawców do powrotu jest tym większa, że jak wynika z naszego badania analizującego opinie pracowników na temat home office, wielu z nas tęskni już za ergonomicznymi biurowymi krzesłami i różnorodnymi przestrzeniami do pracy. Bez wątpienia jednak obecna sytuacja doprowadzi do redefinicji środowiska pracy i na długi czas, a może na stałe, zmieni nawyki oraz zachowania pracowników. Dlatego przygotowując scenariusz powrotu, firmy nie powinny skupiać się na tym, jak najszybciej zakończyć home office, ale w jaki sposób zapewnić swoim ludziom poczucie bezpieczeństwa i zminimalizować ryzyko zarażenia w przestrzeni biurowej”, komentuje Jakub Zieliński, Lider Zespołu Doradztwa ds. Środowiska Pracy, JLL.
1. Dzień z życia pracownika
Opisanie typowego dnia roboczego członków swojego zespołu to pierwszy etap przygotowania strategii powrotu. Celem jest szczegółowe zmapowanie wszystkich potencjalnych zagrożeń i sytuacji, w których pracownik jest narażony na większe ryzyko zarażenia. Przeanalizowanie tzw. employee journey, czyli np. tego ilu pracowników dojeżdża do biura komunikacją miejską, jaką drogę pokonują od momentu wejścia biura, ile średnio telekonferencji i spotkań mają, to również kluczowy krok pozwalający na przygotowanie nowej etykiety zachowań i zaplanowanie stref pracy.
2. Biuro od nowa
Następnie firmy mogą przejść do etapu reorganizacji. W praktyce będzie to polegać na wyborze stanowisk pracy, przy których pracownicy mogą siadać, określeniu, z których salek konferencyjnych będziemy korzystać, ile osób może w nich przebywać, i zadecydowaniu, w jaki sposób powinien odbywać się ruch w przestrzeniach wspólnych. Biuro będzie musiało zawierać system oznaczeń podobnych do tych, które znamy z miejsc użyteczności publicznej. Niewykluczone też, że firmy będą musiały wprowadzić plany rotacji pracowników. Ten ostatni element będzie ważny, jeśli okaże się, że pracodawcy nie posiadają wystarczającej liczby biurek, aby pozwolić na zachowanie co najmniej 2-metrowej odległości między pracownikami, oraz w momencie, kiedy do biur wróci ok. 35% osób.
3. Biurowce od kuchni
Równolegle konieczna jest weryfikacja systemów i instalacji kluczowych z punktu widzenia budynków biurowych. Przygotowanie obiektu na powrót pracowników może odbywać się dwuetapowo.
„Zmiany, które możemy wprowadzić w krótkim terminie to m.in. zwiększenie ilości powietrza nawiewanego i wywiewanego w granicach maksymalnych możliwości instalacji, wydłużenie czasu wentylacji w przestrzeni biurowej, tam gdzie nie wpłynie to na efektywność wentylacji, ograniczenie użycia klimakonwektorów i klimatyzatorów, i oczywiście – zaostrzenie rygoru czyszczenia przestrzeni wspólnych”, tłumaczy Paweł Warda, Dyrektor Działu Zarządzania Projektami w Europie Środkowo – Wschodniej, JLL.
Długoterminowo natomiast właściciele biurowi oraz pracodawcy mogą zwiększyć swoje nakłady na rozwiązania cyfrowe czy zakup urządzeń poprawiających jakość powietrza czy poziom czystości w biurowcu.
4. Nie zapominajmy o komunikacji
Zaplanowanie procesu zakomunikowania wszystkich zmian zespołowi to klucz do sukcesu, jeśli chodzi o wdrożenie strategii powrotu. Transparentność, odpowiednie sygnalizowanie nadchodzących zmian i przemyślana, regularna, a także dwukierunkowa komunikacja są na pewno elementami, które powinny towarzyszyć wszystkim działaniom pracodawców. Pracownicy muszą mieć pewność, że firma przemyślała cały proces powrotu, a wszystko odbywa się w trosce o ich zdrowie.
5. Biuro to współpraca
Dopasowanie przestrzeni do zmieniających się zasad i norm społecznych oraz sposobów funkcjonowania ludzi w przestrzeni publicznej, będzie wymagać redefinicji tego, jak postrzegamy przestrzeń biurową i w jaki sposób z niej korzystamy.
„Pandemia z pewnością uwypukliła społeczną rolę, jaką biura pełnią nie tylko w naszym życiu zawodowym, ale i prywatnym. Przestrzeń biurowa powinna inspirować, motywować do działania i sprzyjać pracy zespołowej. Dlatego biura przyszłości będą projektowane tak, aby oddawać więcej pola to interakcji i zapewniać różnorodne miejsca dedykowane współpracy. Będzie to wymagać ponownego zbadania potrzeb pracowników i przeorganizowania powierzchni biurowych, które (jak pokazują badania JLL), są nieodłącznym elementem naszej codziennej pracy”, podsumowuje Jakub Zieliński.
---
O JLL
JLL (NYSE: JLL) to wiodąca firma doradcza świadcząca kompleksowe usługi na rynku nieruchomości. Misją JLL jest zredefiniowanie sektora nieruchomości, stwarzanie najlepszych możliwości biznesowych i atrakcyjnych, komfortowych przestrzeni sprzyjających realizowaniu celów. W ten sposób firma przyczynia się do budowania lepszej przyszłości dla swoich klientów, pracowników oraz społeczności, w których działa. JLL jest spółką z listy Fortune 500 o rocznych przychodach 18 mld USD zatrudniającą 93 000 osób i obsługującą klientów w ponad 80 krajach. JLL jest marką i zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Jones Lang LaSalle Incorporated. Więcej informacji znajduje się na stronie www.jll.pl
